福利還要人工核銷？打造 HR 最愛的自動化員工福利系統

換掉紙本簽核、手動對帳、Excel 地獄，一次掌握自動核銷的關鍵優勢，讓福利發放變得輕鬆、有感又有效！

當福利成為行政負擔時，它就失去了原本的意義

「中秋送禮券，但要一筆筆對誰兌換、花了多少、用在哪？還是得人工整理！」 「報帳流程卡住，因為某員工沒把發票影本黏好，還丟錯部門簽核。」

這些不是冷笑話，是我們訪談企業 HR 實際蒐集來的案例。福利制度本該是提高員工滿意度、建立品牌形象的加分項，卻往往因繁瑣的操作與無止盡的人工流程，變成 HR 最怕的工作清單。

2025 年 Edenred 與 104 的調查指出，有超過 58% 的中型企業 HR 表示「福利後續作業比發放本身還麻煩」。最常見的問題不是制度設計不好，而是後勤處理缺乏系統支援，導致整體流程斷裂。

手動流程的缺點不僅在於繁瑣，更在於它極易出錯，也不易管理。一張紙本發票的遺失、一個簽核動作的遲滯，往往導致整批福利作業延宕甚至失準。HR 在節慶期間最常發生的情況不是忙著規劃，而是「忙著補洞」。在這樣的背景下，「自動化核銷系統」的需求自然浮現，成為許多企業重新檢視內部福利流程時的優先考量。

自動核銷系統的原理與價值，不只是省時這麼簡單

我們談的「自動核銷系統」，其實並不是什麼艱澀的資訊科技名詞，而是一種重新設計「福利交付機制」的方式。這種系統將發放與核銷結合，將「使用＝完成核銷」視為常態流程，而非「使用之後再補單據、人工對帳」。

以電子票券為例，當企業透過 Edenred 平台發放福利時，員工只需在指定通路使用該票券，系統就會自動完成核銷、紀錄使用時間與金額，並即時同步至管理後台。HR 可在後台即時查看剩餘金額、使用進度、品牌偏好等資料，無需員工報帳、提交發票、等待審核等人工流程。

這樣的系統並非單一模組，而是可以與企業內部既有的 ERP、HRIS 或財務報帳平台整合。換言之，這不是「多了一套系統」，而是讓現有系統更有效率、更具智慧、更貼近人性。它解決的是企業福利最核心的三個痛點：流程繁瑣、人為錯誤、缺乏追蹤。

那些用過就回不去的企業經驗

在許多導入自動核銷系統的企業中，「回不去了」這三個字是最常見的回饋。以一家金融業公司為例，過去每逢三節發放福利，HR 必須先彙整人數、處理名單、發放票券，再一一等待員工提交消費證明並進行人工核銷，整個流程平均需耗費 2 至 3 週。

自從導入 Edenred 電子票券後，流程完全顛覆。系統發送完畢後，核銷即由系統於員工消費當下即時處理，所有使用紀錄皆自動登錄於報表中。根據 HR 統計，過去需投入超過 300 小時處理的作業，如今只需 40 小時便能完成，效率提升超過七倍。更重要的是，錯誤率從原先的 6% 降至不到 1%。

而科技業某公司則在導入核銷系統後，將每位員工的彈性福利金額設定於平台上，讓員工透過 App 即時查詢個人可用點數、剩餘額度與使用紀錄。整合至 HR 系統後，每季盤點幾乎可零差錯完成。

這些數字與體驗，不僅說明了自動核銷的價值，更展現了數位轉型在 HR 實務工作中的具體落地。

自動核銷其實是一種「福利治理」的進化

若將企業福利視為一套治理制度，那麼「核銷」就是其中的稽核與監督機制。傳統福利作業常流於形式與表面——發出去了、報帳完成了、流程走完了，就算達標。但當公司希望這套制度具備可稽核性、可管理性，甚至在 ESG、公司治理（Corporate Governance）上能加分時，光靠紙本、人工與表格，早已無法應對當今的效率與風險要求。

自動核銷的出現，正是從「福利管理」走向「福利治理」的象徵。它讓每一次的使用行為有跡可循、每一筆費用有據可查、每一位員工的體驗都被紀錄下來。這不僅讓制度變得公平與透明，更讓 HR 能夠回歸設計制度的本質，而非困於流程之中。

給 HR 的一封信：放下報帳，回歸人事

這年頭，HR 不該再當報帳小助手，成天忙著整理憑證、催交發票、兜攏數字。那些工作，交給系統做吧。

你才有時間，去傾聽員工的需求、設計真正有感的福利、提案新的制度創新。

從福利發放到自動核銷，不只是流程的變化，而是價值的轉移：從「後勤支援」轉向「策略資源」，從「行政作業」轉向「體驗設計」。

未來的 HR，是懂得用科技說人話的人，是知道用數據講故事的人，是能把一筆筆福利，變成一段段連結的人。

你，準備好了嗎？