還在貼發票、追統編？HR 與財務必看：用「數位聚餐金」解決 Team Building 核銷災難

部門聚餐（Team Building）本該是凝聚團隊向心力的快樂時光，但對於負責結帳的員工以及後端審核的財務人員來說，這往往是一場行政災難的開始。

場景很熟悉：十幾個人吃完燒肉，氣氛正嗨，服務生遞上兩萬元的帳單。大家面面相覷，最後目光落在最資淺的行政妹妹，或是那位信用卡額度比較高的經理身上：「還是你先刷卡代墊？記得打統編喔！」

接下來的兩週，就是一連串的痛苦循環：員工要保管那張油膩的熱感應紙發票，小心翼翼地貼在 A4 紙上填寫請款單，跑簽核流程，最後還要等財務在發薪日撥款。如果不小心統編打錯了，或是發票弄丟了，這筆錢甚至可能變成員工的「呆帳」。

在追求數位轉型的現代職場，我們為什麼還要用這麼原始的方式來處理公司經費？我們將解析如何利用「數位聚餐金」取代傳統核銷，徹底解決員工代墊與財務對帳的雙重痛點。

為什麼「實報實銷」是企業效率的隱形殺手？

許多企業習慣採用「先消費、後請款」的實報實銷制度，認為這樣才能控制預算。然而，若我們攤開隱形成本來看，這其實是最昂貴的管理方式。

傳統核銷流程存在以下三大結構性問題：

• 行政成本過高：處理一張發票的成本，不只是發票面額。包含員工填表時間、主管審核時間、財務驗證發票真偽與key單的時間。對於財務部門來說，處理一張 100 萬元的採購發票跟一張 500 元的飲料發票，行政工序幾乎是一樣的。

• 員工代墊的剝奪感：要求員工先刷卡代墊公款，變相佔用了個人的信用卡額度與現金流。如果公司撥款流程冗長（例如 45 天後才入帳），容易引發員工的不滿情緒。

• 合規風險與錯誤率：餐飲發票容易褪色、模糊，或是員工忘記打統編需要拿回去餐廳重開。這些來來回回的更正動作，都是企業內部的無效空轉。

解決方案：預算前置化，把經費直接數位化

要根治核銷痛點，必須改變金流邏輯：從「事後請款」轉變為「事前發放」。

透過 Edenred 福利即享券，企業可以將部門的季度聚餐預算（例如每人 1,500 元），轉化為等值的數位餐券或福利點數，直接發送到員工或部門主管的手機裡。

這種「數位聚餐金」模式，在管理上具備壓倒性的優勢。以下是傳統核銷與數位聚餐金的效益對比：

混合辦公救星：聚餐不一定要「全體集合」

除了行政效率，數位聚餐金也解決了現代職場「約吃飯」的困難。

隨著混合辦公（Hybrid Work）與跨區業務團隊的普及，要湊齊所有人同一個時間吃飯幾乎是不可能的任務。過去的做法往往是配合多數人，犧牲少數無法到場者的權益（例如外縣市業務）。

透過發送 Edenred 宜睿智慧 福利即享券的品牌多選餐券（例如王品集團、漢來美食、饗賓集團），Team Building 的形式可以更有彈性：

• 化整為零：以小組（3-5人）為單位自行約時間聚餐，憑券核銷。

• 線上聚餐 (Virtual Lunch)：發送外送平台抵用券，大家在線上會議室一邊吃自己喜歡的午餐，一邊進行輕鬆的交流。

• 家庭日延伸：如果真的約不成，員工也可以將餐券用於週末與家人的聚餐，這同樣能達到「公司照顧員工」的福利目的。

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財務長的定心丸：合規與透明

對於財務長（CFO）而言，導入新工具最在意的永遠是「合規性 (Compliance)」。

使用電子禮券作為部門經費，金流軌跡完全透明。後台系統詳細記錄了每一筆點數的發送對象、時間與金額。這不僅符合內部稽核（Audit）的要求，在稅務申報上，由於是企業對企業的直接採購，發票名目清晰，完全杜絕了傳統核銷中可能出現的「假發票」或「私人消費報公帳」的灰色地帶。

讓聚餐回歸交流，而非報帳

部門聚餐的初衷，是為了讓平時忙碌的同事們，能在美食的催化下放鬆心情、增進情感交流。如果這份快樂的背後，需要背負著沈重的「報帳壓力」，那效果就大打折扣了。

透過數位聚餐金，我們消除了「錢」的尷尬，讓員工不用再當公司的債權人，讓財務不用再當糾察隊。當核銷流程消失了，大家終於可以專心地享受美食，以及與夥伴相處的當下。